Dazu kommt, dass gut gemachte Präferenz-Seiten (neudeutsch oft "Preference Center" genannt) auch die praktische Möglichkeit für Newsletter-Pausen oder Frequenz-Einstellungen bieten können.

Was ist ein Preference Center und wieso ist das sinnvoll?

Die Präferenzen-Seite ist eine spezielle Seite, die über einen eigenen Link in einem Mailing angezeigt wird. Sie wird beim Aufruf personalisiert, also für jeden Empfänger mit den aktuellen Daten befüllt.

Auf diese Weise kann ein Empfänger – je nach Funktionen der Seite – jederzeit selber zumindest seine E-Mail-Adresse und weitere Daten ändern. Oft kann er jedoch auch zum Beispiel die gewünschten Themen an- und abwählen, um genau jene Informationen zu bekommen, die ihn/sie gerade interessieren.

Der größte Vorteil für den Empfänger ist, dass er mit minimalem Aufwand die eigenen Daten und Präferenzen ändern kann; für den Versender bedeutet das deutlich weniger Aufwand als wenn sich Empfänger bei jeder Datenänderung erst bei einem Support-Desk melden müssen.

Typische und mögliche Bestandteile eines Preference Centers

In der Minimal-Variante kann der Empfänger über diese Seite nur seine E-Mail-Adresse ändern. Doch es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, die Sie – je nach Bedarf – dem Empfänger anbieten können.

Hier ein paar Ideen:

• Stammdaten: Neben der E-Mail-Adresse kann der Empfänger auch weitere Stammdaten verändern: Vor- und Nachname, akademischer Titel, Adresse und so weiter.
• Mail-Format: Auch das gewünschte Darstellungsformat (HTML bzw. nur-Text) kann zur Auswahl gestellt werden. Auch wenn die allermeisten Empfänger die graphische (HTML-) Variante bevorzugen, gibt es durchaus ein paar Empfänger, die aus unterschiedlichen Gründen lieber eine reine Text-Variante erhalten möchten.
• Themen-Auswahl: Wenn Sie mehrere thematische Newsletter anbieten, können Sie dem Empfänger anzeigen, für welche er sich derzeit angemeldet hat. So kann er sich beliebig für neue Listen anmelden oder auch das eine oder andere Thema abwählen.
• Newsletter-Pause: Besonders praktisch ist die Möglichkeit für den Empfänger, einen Zeitraum zu wählen, in dem er Ihre Newsletter nicht erhalten möchte. Das könnte eine Schwangerschafts-Karenz, ein Bildungsurlaub oder auch eine längere Krankheit sein. Für Sie hat das den Vorteil, dass der Empfänger sich deshalb vielleicht nicht abmeldet!
• Frequenz-Auswahl: Sie könnten auch überlegen, unterschiedliche Versand-Frequenzen zur Wahl zu stellen. So könnte es einen regulären wöchentlichen Newsletter geben, alternativ aber auch eine monatliche Zusammenfassung. Falls manchen Leser die wöchentliche Frequenz einfach zu häufig ist, könnten sie so auf den monatlichen Versand wechseln – und gehen damit nicht verloren.
• Abmeldung: Natürlich kann dem Empfänger über das Preference Center auch die Möglichkeit angeboten werden, sich von allen Newslettern abzumelden.
• Datenschutz-Erklärung: Bei Bedarf können Sie dem Empfänger auch die Möglichkeit anbieten, sich den Wortlaut jener Datenschutz-Erklärung anzusehen, der er bei der Anmeldung zugestimmt hat.
• Selbst-Auskunft: Ebenso kann ein Empfänger eine Auskunft laut DSGVO begehren, wobei ihm alle relevanten Daten per E-Mail zugeschickt werden. Der große Vorteil: Der gesamte Ablauf geschieht automatisch und spart so viel Zeit!

Natürlich bedeutet der Aufbau eines solchen Preference Centers etwas Zeit und Aufwand. Doch mittelfristig spart das sehr viel mehr Zeit und Aufwand, weil viele Änderungen nicht mehr manuell durch Sie vorgenommen werden müssen.

Achtung auf den Datenschutz

In Hinblick auf die DSGVO ist wichtig, dass jeder Empfänger nur seine eigenen Daten einsehen und ändern kann. Wenn jedoch ein Empfänger zum Beispiel ein Mail weiterleitet und die dritte Person dann auf den Link für das Preference Center klickt, würde dieser die Daten des ursprünglichen Empfängers sehen und auch verändern können. Das ist datenschutzrechtlich problematisch.

Die Lösung dafür ist ein double Opt-in Verfahren, wie man es auch von einer Newsletter-Anmeldung kennt: Dabei werden bei einem Klick auf den Link zum Preference Center noch keine Daten angezeigt, sondern es wird ein Verifizierungs-Mail versendet; erst nach einem Klick auf den Link darin bekommt der Empfänger Zugang zum Preference Center und kann dort seine Daten verwalten.

(Tipp für Dialog-Mail Kunden: Sie finden die Einstellung für ein Datenänderung-DOI in Datenschutz»Einstellungen).

Anleitung für Dialog-Mail Kunden

So eine Präferenzen-Seite können Dialog-Mail Kunden ganz einfach selber erstellen, mit vielen Funktionen.

Dafür legen Sie ein Power-Formular an. Je nach gewünschter Funktionalität fügen Sie die entsprechenden Formular-Elemente ein:

• Für die Änderung der Stammdaten fügen Sie einfach die gewünschten Datenbank-Felder als Textfelder ein. Tipp: Falls Sie bei manchen Feldern nicht möchten, dass der Empfänger sie verändern kann, aktivieren Sie bei diesen Feldern die Option "read-only".
• Für die Präferenz für das Mail-Format wählen Sie am besten ein Pulldown für das Feld "Mail-Format". Die verfügbaren Optionen (HTML/Text/Unbekannt) werden dabei von Dialog-Mail automatisch hinzugefügt.
• Für eine Newsletter-Pause fügen Sie zwei Datums-Felder ein und verknüpfen diese mit den Feldern "gesperrt_von" und "gesperrt_bis". Tipp: Das Feld "gesperrt_bis" sollte jedenfalls ein Pflichtfeld sein, sonst hätte die Pause kein Endedatum und würde damit ewig dauern.
• Für eine Auswahl der Interessen bieten sich verschiedene Gruppen an. Die gewünschten Themen (=Gruppen) fügen Sie über das Formular-Element "Auswahl-Elemente für Gruppen" ein und wählen dort den Typ "Check-Box". Tipp: Sie können für jede Gruppe auch einen Namen vergeben, der von der Bezeichnung der Gruppe abweicht.
• Die Überschriften und ev. Erklärungstexte oder Hinweise können Sie über das Element "Hinweis-Text" an beliebiger Stelle einfügen.