Viele von uns arbeiten immer dezentraler. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat das durch Home-Office & Co. in vielen Bereich deutlich verstärkt.

Doch wie geht man in dieser Situation mit neuen Mitarbeitern um? Die sollten das Team kennenlernen, mit wichtigen Abläufen vertraut gemacht werden, müssen in Tools eingeschult werden – und vieles mehr.

Doch wie soll das funktionieren, wenn die zuständigen Mitarbeiter nicht oder nur tageweise im Büro sind?

Die Lösung: Onboard-Infos als Mailing-Serie

Eine ungemein effiziente Hilfe bei dieser Problematik könnte eine mehrstufige E-Mail-Serie sein. Also eine Reihe von mehreren E-Mails, die automatisiert mit jeweils einem zeitlichen Abstand an den neuen Kollegen verschickt wird.

Sie kann und soll eine persönliche Betreuung natürlich nicht ersetzen, doch sie kann viele Informationen vermitteln, für die ein persönlicher Kontakt nicht zwingend notwendig ist. Und sie kann helfen, die Einarbeitungszeit deutlich zu verkürzen.

Einmaliger Aufwand – viele Vorteile

So eine Onboarding-Serie hat viele Vorteile:

• Die Serie muss nur ein Mal eingerichtet werden und kann dann für jeden neuen Mitarbeiter völlig automatisiert ablaufen.
• Dennoch können Inhalte personalisiert werden, zum Beispiel je nach Abteilung oder anderen Kriterien.
• Es kann so sichergestellt werden, dass alle neuen Mitarbeiter wichtige Basis-Informationen auf eine einheitliche und intern abgestimmte Weise bekommen.
• Es sind damit normalerweise keine wesentlichen Kosten verbunden.
• Der laufende Aufwand ist überaus gering.

Mögliche Inhalte für die Onboard-Serie

Die Inhalte der Mails hängen natürlich wesentlich von dem Unternehmen und dem Job des Mitarbeiters ab.

Typische Inhalte können beispielsweise sein:

• Kurze Vorstellung der wichtigsten Kollegen und Ansprechpersonen
• Erklärung des Organigramms und der Vorgesetzten-Hierarchie
• Vermittlung von zentralen Werten des Unternehmens
• Erklärung von wichtigen Software-Tools (über Screencasts oder Beschreibungen)
• Vorstellung von wichtigen Prozessen und Abläufen (vom Urlaubsantrag bis zur Krankmeldung)
• Hinweis auf wichtige rechtliche Rahmenbedingungen (z.B. Datenschutz, Betriebssicherheit usw.)
• Information wo wichtige Dokumente zu finden sind
• Hinweis auf weitere Hilfe, Ansprechpartner, Support (z.B. für IT-Fragen)
• Allfälliges wie der Kantinen-Speiseplan usw. :-)

Technische Realisierung als Ereignis-Mailing

Im Grunde ist die Umsetzung einer Onboarding-Serie ganz einfach: Sie erstellen die gewünschten Mails und aktivieren sie dann als Ereignis-Mailing (auch „Trigger-mails“ genannt). Der „Auslöser“ ist dann einfach das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters. Alternativ kann die Serie auch über ein Formular oder manuell angestoßen werden.

Sobald die Serie gestartet wurde, erhält der Mitarbeiter ohne jedes weitere Zutun die gewünschten Informationen in dem von Ihnen festgelegten Abständen.

Dazu ein paar Tipps für die Praxis:

• Bitte nicht zu viele Informationen (oder gar alle!) auf ein Mail verschicken. Überfrachten Sie den neuen Kollegen nicht mit zu vielen Details. Teilen Sie die Inhalte in mehrere logische Einheiten auf (eben eine Serie).
• Lassen Sie zwischen jedem Teil mindestens 2-3 Tage Zeit vergehen, damit der Kollege ausreichend Zeit hat, sich mit den Inhalten zu beschäftigen.
• Wiederholen Sie besonders wichtige Inhalte, damit sich diese besser im Gedächtnis verankern können.
• Denken Sie über kleine Quizzes nach. So kann der neue Mitarbeiter feststellen, ob besonders wichtige Botschaften auch ausreichend „hängen geblieben“ sind.
• Überprüfen Sie die Inhalte der Serie regelmäßig. Denn es kann natürlich vorkommen, dass sich manche Richtlinien oder andere Inhalte ändern – dann muss die Serie auch entsprechend angepasst werden.
• Last but not least: Holen Sie das Feedback des Mitarbeiters ein: Waren alle Inhalte relevant? Die Beschreibungen verständlich? Die Screenshots und Dokumente aktuell?

Ein letzter Tipp: Bedenken Sie, dass die E-Mail-Serie kein Ersatz für das eine oder andere persönliche Gespräch sein sollte. Bieten Sie deshalb zumindest virtuelle Sprechstunden oder Online-Meetings an, in denen wichtige Fragen möglichst zeitnah geklärt werden können.

Bild-Credits: Image by Petra from Pixabay.