Don't panic: Die DSGVO erleichtert (!) den Versand von Newslettern

15.03.2018: Durch die hohe Strafandrohung in der DSGVO hat die EU jedenfalls ein Ziel erreicht: Die Aufmerksamkeit zum Thema Datenschutz ist deutlich gestiegen. Das ist sehr positiv zu bewerten für alle, denen Datenschutz am Herzen liegt (wie uns).

Diverse Trittbrettfahrer versuchen allerdings wahlweise den Untergang des Abendlandes oder des Marketings zu prophezeien, was auch immer zuerst eintrifft. Doch stimmt das?

Ein Fakten-Check aus der Praxis mit dem Datenschutzexperten Eckart Holzinger, MBA.

Dialog-Mail: Mit Ende Mai trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Viele Unternehmen fragen sich: Wie soll mit bestehenden Newsletter-Adressaten umgegangen werden?

EH: Prinzipiell ändert sich an den Bedingungen für den Versand von Newslettern nichts! Die bisher gültigen Bestimmungen, dass die Zustimmung vor dem ersten Versand stattfinden muss und auch andere Gründe – abgesehen von der Zustimmung der Betroffenen - für den Versand als Grundlage für einen rechtskonforme Versendung herangezogen werden können, sind weitgehend identisch.

Dialog-Mail: Aber warum wird so oft behauptet, dass dringender Handlungsbedarf gegeben ist?

EH: Weil es sich gut verkauft. Weil es einfach ist, auf eine umfangreiche EU-weite Normänderung hinzuweisen und nebulös in den Raum zu stellen, dass hohe Strafen drohen. Doch mit der Praxis hat das oft wenig zu tun.

Dialog-Mail: Also liegen die Medienberichte zum Thema alle falsch?

EH: Lassen Sie es mich so formulieren: Das Thema ist nun mal sehr umfassend – die DSGVO umfasst über 170 Erwägungsgründe und 99 Artikel – und deshalb sind Nicht-Spezialisten mit der Fachthematik überfordert und bleiben deshalb lieber auf der sicheren Seite, ohne den konkreten Kontext in Betracht zu ziehen. Daraus ergeben sich dann Ratschläge, die sie selber schützen aber den Anwender in eine schwierige Lage bringen können.

Dialog-Mail: Ein einfaches Beispiel: Ich habe eine Adress-Datei mit Kunden, denen ich regelmäßig einen Newsletter schicke. Ich habe aber keine Ahnung mehr, wo die Zustimmung zum Versand herkommt. Darf ich denen weiter Newsletter schicken?

EH: Ganz eindeutig: Ja. Wenn Betroffene aufgrund von bisherigen Bestimmungen rechtskonform Informationen in digitaler Form erhalten hatten, bleibt das auch weiterhin legal.

Dialog-Mail: Also muss ich kein Mail schicken, um deren Einverständnis im Nachhinein einzuholen?

EH: Nein, das ist ein Logikfehler: Wenn das Unternehmen der Ansicht ist, dass bisher ein Newsletter-Versand nicht zulässig war, dann ist auch das Mail mit der nachträglichen Zustimmung unzulässig.

Dialog-Mail: Also was soll ich als Unternehmen jetzt ganz konkret machen?

EH: Die Newsletter weiterhin verschicken. Wenn sich jemand abmeldet, dies unverzüglich durchführen und alle personenbezogenen Daten löschen, da ja kein weiterer Grund zu deren Speicherung vorhanden ist – wenn dies den einzigen Grund für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dargestellt hat. Außerdem sollte das Unternehmen zeitnah alle Abläufe – insbesondere die Newsletter-Anmeldung – überprüfen und dafür sorgen, dass hier alle Bestimmungen, auch jene der DSGVO, eingehalten werden.

Dialog-Mail: Danke, das ist jetzt klar. Sie hatten vor unserem Interview erwähnt, dass der Versand von Newslettern mit der DSGVO sogar einfacher (!) werden könnte. Warum?

EH: In den Erwägungsgründen zur Datenschutzgrundverordnung wird der Zweck des Direktmarketings explizit als "berechtigtes Interesse" angeführt. Weiters wird die unternehmerische Freiheit als gleichberechtigtes Grundrecht dem Schutz der personenbezogenen Daten gegenübergestellt. Außerdem wird eine Erweiterung der Zweckgebundenheit angeboten. In Kombination ergibt dies für Unternehmen – die ihre Verantwortung gegenüber dem Datenschutz ernst nehmen und dokumentieren können – größeren Bewegungsraum als bisher. Es bleibt jedoch immer eine Einzelfallbeurteilung.

Dialog-Mail: Vielen Dank für das interessante Gespräch!

Disclaimer: Logischerweise können wir hier nur allgemeine Empfehlungen aussprechen, diese ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Aber das wissen Sie natürlich.