Mehrfache E-Mail-Adressen erkennen
Sie haben in Ihrem CRM-System, Ihrer Adressdatenbank oder Ihrer Excel-Liste eventuell E-Mail-Adressen, die mehrfach vorkommen können? Dazu gibt es einen ganz einfachen Trick, wie Sie mit Microsoft Excel solche mehrfachen E-Mail-Adressen ganz einfach erkennen können.
Und das geht so - in nur drei kurzen Schritten:
Schritt 1: Zuerst exportieren Sie Ihre Daten und öffnen sie mit Excel.
Schritt 2: Dann sortieren Sie die Datei nach der Spalte mit den E-Mail-Adressen (in welcher Reihenfolge ist egal).
Schritt 3: Dann fügen Sie folgende Formel in einer weiteren Spalte ein:
=WENN(A2=A1;"JA!";"nein")
(Die Formel geht in diesem Beispiel davon aus, dass sich die E-Mail-Adresse in Spalte "A" befindet; wenn das nicht der Fall ist, ersetzen Sie in der Formel den Buchstaben A einfach durch den Buchstaben der korrekten Spalte).
Wenn Sie diese Zelle einfach mit copy&paste bei allen Datensätzen einfügen, erscheint automatisch bei den doppelten Datensätzen das Wort "JA!" in der Spalte "doppelt?". Andernfalls steht in der Spalte "nein".
Bonus-Tipp: Weg mit störenden Leerzeichen
Manchmal gibt es Leerzeichen, zum Beispiel am Ende einer E-Mail-Adresse, die man gar nicht sieht, die jedoch dazu führen, dass zwei Einträge nicht als doppelt erkannt werden.
Dafür gibt es in Excel eine praktische Funktion, die automatisch alle Leerzeichen in einer Zelle entfernt. Verwenden Sie einfach folgende Formel:
=WENN(GLÄTTEN(A2)=GLÄTTEN(A1);"JA!";"nein")
Nun werden automatisch störende Leerzeichen beim Vergleich ignoriert.
Tipp: Das Prinzip funktioniert natürlich auch mit Nachnamen oder jedem anderen Kriterium.
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