Vielleicht Löschung notwendig

Ein wichtiger Punkt wird in der Praxis oft übersehen: Wenn der Empfänger in keiner weiteren Verteilerliste eingetragen ist (sich also zum Beispiel nicht nur von einem Interessensgebiet abgemeldet hat) und ein reiner Newsletter-Leser ist, dann muss er unmittelbar nach der Abmeldung gelöscht oder zumindest anonymisiert werden.

Denn in diesem Fall fällt mit der Abmeldung die datenschutzrechtliche Grundlage für die Speicherung der Daten weg. Und wegen des Prinzips der Datensparsamkeit dürfen lt. DSGVO Daten nur dann (weiter) gespeichert werden, wenn sie auch tatsächlich benötigt werden. Das trifft auf einen Empfänger, der aufgrund seiner Abmeldung keine weiteren Mails mehr bekommen kann, jedoch nicht zu.

Eine Löschung ist dann nicht notwendig, wenn die Daten noch (zwingend) benötigt werden oder die Löschung durch andere Vorschriften nicht erlaubt wäre. So gibt es beispielsweise für die Daten von Kunden Aufbewahrungspflichten (Rechnungslegungsvorschriften) – wobei reine Newsletter-Daten hier wohl nicht relevant sind.

Tipp 1: Es gibt Tools, die in solchen Fällen eine Löschung völlig automatisch vornehmen können.

Tipp 2: Sie sollten in jedem Fall sicherstellen, dass Ihre Newsletter-Statistiken durch die Löschungen nicht beeinträchtigt werden! Dass die Statistik-Daten des Empfängers gelöscht werden ist klar, aber die aggregierten Daten (Öffnungen, Klicks usw. als Gesamtsumme) sollten nicht beeinflusst werden.

Bitte keine Abmeldebestätigung per E-Mail

Aus rechtlicher Sicht ist klar, dass eine Bestätigung der Abmeldung normalerweise weder sinnvoll noch erlaubt ist. Denn das könnte bereits wieder als unzumutbare Belästigung angesehen werden.

Die Bestätigung der erfolgreichen Abmeldung erhält der Empfänger ja bereits auf der Bestätigungsseite.

Fallweise Analyse der Abmeldungen

Natürlich müssen nicht bei jeder Abmeldung gleich die Alarmglocken schrillen. Doch bei einer Häufung empfiehlt es sich, die Abmeldungen eines längeren Zeitraums mal zu analysieren. Dabei könnte man sich folgende Fragen stellen:

• Aus welchen Quellen stammen die meisten Abmeldungen? Wenn zum Beispiel der Großteil der Abmeldung von Gewinnspiel-Teilnehmern stammt, könnte man diesen Kanal als Quelle überdenken.
• Nach wie vielen Newslettern erfolgen die Abmeldungen? Wenn viele Abmelder sich nach dem ersten oder sehr wenigen Newslettern gleich wieder abmelden, könnte das auf nicht ausreichend interessante Inhalte oder fehlende Segmentierung hinweisen.
• Gibt es Auffälligkeiten in der Soziodemographie? Ebenso könnte man die Abmeldungen nach Kriterien wie dem Geschlecht, dem Alter (sofern vorhanden) oder dem Land analysieren. Auch daraus kann man dann möglicherweise sinnvolle Rückschlüsse auf die Zusammenstellung der Inhalte ziehen.

Bonus: Fragen Sie nach dem Grund!

Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, die Abmeldungen mit einer 1-Klick-Umfrage nach dem Grund für die Abmeldung zu fragen. Das könnte man gleich auf der Abmeldungs-Bestätigungs-Seite machen.

Natürlich geben nicht alle Abmelder den Grund an. Doch unserer Erfahrung nach kann man doch mit einem Viertel bis einem Drittel an Rückmeldungen rechnen – jedenfalls genug, um auf Basis dessen zumindest ein gutes Bauchgefühl für die häufigsten Abmeldegründe zu entwickeln.