E-Mail Marketing Tools werden klassischerweise als ASP-Modell, auch SaaS genannt (Software-as-a-Service) angeboten, d.h. die Software wird gemietet. Doch es gibt auch Anbieter, die eine On-Premise Version anbieten, wobei hier die Applikation auf dem Server des Kunden installiert wird.

Da stellt sich die Frage: Welche Variante ist besser? Wir haben die wichtigen Vor- und Nachteile einander gegenübergestellt:

Vorteile des On-Premise Modells (eigener-Server)

• Datenschutz und Datenhoheit: Alle Daten der Empfänger bleiben auf dem Ihrem Server gespeichert. Die Daten müssen also nicht in einer Cloud gespeichert und an einen (eventuell sogar amerikanischen) Anbieter übertragen werden. Damit ist das Thema „DSGVO“ deutlich unproblematischer. So müssen Sie zum Beispiel Ihre Datenschutz-Erklärung normalerweise nicht ändern und benötigen auch keine Auftragsdaten-Vereinbarung.
• Geringere laufende Kosten: Bei der On-Premise Variante fallen meist zu Beginn relativ hohe einmalige Kosten an, dafür sind die laufenden Kosten wesentlich geringer als beim ASP-Modell. Normalerweise gibt es nur eine jährliche Pauschale für Updates, jedoch fallen keine Software-Kosten für den Versand der Mailings oder die Datenhaltung an.
• Alles unter Kontrolle: Sie haben die direkte Verfügungsmacht über sämtliche Bestandteile des Systems. So können Sie beispielsweise einen schnelleren Server einsetzen oder den Speicher erhöhen, falls Sie mit der Performance nicht zufrieden sind.
• Keine Abhängigkeit von Dritten: Sie sind nicht darauf angewiesen, dass der Anbieter ständig verfügbar ist. So würde die Lösung auch im Falle eines Konkurses des Anbieters zumindest eine Zeit lang weiter funktionstüchtig bleiben.
• Höhere Flexibilität: Da die Software auf Ihrem eigenen Server läuft, ist es oft deutlich einfacher, individuelle Anpassungen vornehmen zu lassen, weil diese andere Kunden nicht betreffen.

Vorteile des SaaS-Modells (Miet-Modell)

• Geringe Kosten: Gerade bei überschaubaren Versandmengen und einer kurzfristigen Betrachtung ist das ASP-Modell wesentlich günstiger. Denn die einmaligen Kosten für die Einrichtung sind viel geringer und es muss keine eigene Server-Infrastruktur aufgebaut bzw. betrieben werden – denn all das ist Aufgabe des Dienstleisters.
• Laufende Updates: Normalerweise werden die Tools laufend weiter-entwickelt (Bugfixes, neue Features); durch die Tatsache, dass die Software zentral auf dem Server des Anbieters liegt, können regelmäßige Updates sowie neue Features mit geringem Aufwand und zeitnah für alle Kunden eingespielt werden.
• Hohe Verfügbarkeit: Die gesamte Infrastruktur des Anbieters ist normalerweise auf die laufende Verfügbarkeit des Systems ausgerichtet; daher wird sowohl durch technische als auch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass das System tatsächlich ständig verfügbar ist bzw. dass eventuelle Ausfälle unverzüglich behoben werden. Eine solch hohe Ausfallsicherheit ist bei einem Unternehmen vor Ort manchmal nur mit beträchtlichem Aufwand zu realisieren.
• Anti-Blacklisting: Der Anbieter kümmert sich zentral für seine Server darum, dass diese nicht auf sog. „Blacklists“ landen oder – falls doch – dass die Server unverzüglich wieder als legitimer Versender eingestuft werden. Dazu werden auch alle relevante Feedback-Loops der Provider genutzt. Bei einer On-Premise-Variante müssten Sie sich selber um das Anti-Blacklisting und die Feedback-Loops kümmern, mit der potentiellen Gefahr, dass dessen Mail-Server irgendwann als Spam-Versender eingestuft und alle Mails dieses Servers als Spam blockiert werden.
• Bessere Performance: Die gesamte Server-Architektur des Anbieters ist normalerweise auf den hoch-performanten Betrieb der Software ausgerichtet; daher ist der Anbieter in der Lage, auch große Mengen von Mails in relativ kurzer Zeit zu versenden. Die Mail-Server des Kunden sind normalerweise für diese speziellen Anforderungen nicht geeignet bzw. müssen entsprechend dafür eingerichtet und optimiert werden.
• Korrekte Mailserver-Konfiguration: Die Einrichtung eines Mail-Servers ist durchaus komplex und für den reibungslosen Versand der Mails unbedingt notwendig, u.a. auch um sicherzustellen, dass die Mails nicht als Spam eingestuft werden. Bei der On-Premise-Lizenz muss Ihre IT-Abteilung die Einrichtung des Mail-Servers durchführen oder der Mail-Server wäre eventuell nicht optimal konfiguriert.
• Klare Verantwortungen: Da alle Bestandteile des Systems bei der Cloud-Variante in der Verfügungsgewalt des Anbieters liegen, kann er sich auch sofort um alle Probleme und deren unverzügliche Behebung kümmern. Bei der On-Premise-Lizenz müsste zum Teil erst geklärt werden, ob die Probleme tatsächlich beim Anbieter oder nicht vielleicht in Ihrem Bereich, z.B. an einer falschen Mailserver-Konfiguration oder Netzwerk-Problemen, liegen.
• Bessere und genauere Analysen: Nur bei einem hoch-performanten System stehen die Analysen in Echtzeit zur Verfügung und sind aussagekräftige Tests möglich. Wenn beispielsweise der Versand mehrere Stunden dauert, ist ein Öffnungsraten-Test zur Bestimmung des optimalen Versandzeitpunktes naturgemäß wenig aussagekräftig. Wenn Ihr Server sehr langsam ist, wären wichtige Analyse- und Optimierungs-Maßnahmen ggfs. nicht oder nur eingeschränkt möglich.
• Keine Provider-Probleme: Der massenhafte Versand von E-Mails könnte gegen die vertraglichen Bestimmungen bei Ihrem Provider verstoßen – was mit finanziellen Nachforderungen (Überschreiten von „fair-use“ Grenzen) oder gar der Sperre des Vertrags verbunden sein könnte.
• Einfacher Wechsel: Falls Sie mit dem Anbieter nicht mehr zufrieden sein sollten (zum Beispiel wegen einer Preiserhöhung), ist ein Wechsel des Anbieters im Vergleich zur On-Premise-Variante oft deutlich einfacher.

Dialog-Mail bietet beide Varianten an.

Auch Versand über Gateway möglich.

Optional kann der Mail-Versand ebenso über ein Gateway erfolgen, d.h. die Mailings werden auf unseren Servern erstellt, der Versand erfolgt dann jedoch über Ihre (!) Mail-Server. Auch diese Funktionalität bieten wir also an, wenn Dialog-Mail nicht - wie bei der Server-Lizenz - vollständig auf Ihrem Server laufen soll.

Der Vorteil: Sie müssen sich bei dieser Variante nur um den Versand der E-Mails kümmern, alle anderen Aufgaben liegen bei uns. Interessant ist das für Kunden, die zum Beispiel aus sicherheits-technischen Überlegungen (IT-Policy) den Versand zwingend über das eigene Rechenzentrum vornehmen müssen oder für die zum Beispiel das Setzen von SPF- oder DKIM-Einträgen nicht möglich ist.