Whitelisten Sie schon oder hoffen Sie noch?

19.01.2010: Im Kampf gegen Spam (unerwünschte Mails) schießen leider immer mehr Mail-Programme über das Ziel hinaus und blockieren Mails, deren Zustellung eigentlich vom Empfänger gewünscht wird. Das führt dazu, dass manche Mails eventuell in einen "Spam"-Ordner (auch unter der Bezeichnung "Junk-Mail" bekannt) landen, oder dass die Bilder eines Newsletters nicht dargestellt werden.

Doch es gibt eine wirkungsvolle Maßnahme, die gegen solche Beeinträchtigungen schützt: Whitelisting. Darunter versteht man, dass die Absender-Adresse, unter der Sie Ihre Mails verschicken, bei den Empfängern als vertrauenswürdig eingestuft wird.

Das funktioniert meist ganz einfach - ist jedoch von Mailprogramm zu Mailprogramm leicht unterschiedlich. Beispielsweise kann der Empfänger Ihre Mail-Adresse in sein Adressbuch aufnehmen, oder er kann mit der rechten Maustaste auf die Adresse klicken, um sie dann in eine "Liste der sicheren Absender" einzutragen.

Wie immer das Verfahren auch ist, es läuft auf's Gleiche hinaus: Sie haben ein wesentliches Interesse daran, dass Ihre Absender-Adresse in das Adressbuch oder eine Liste der sicheren Absender aufgenommen wird. Denn das Mail-Programm lässt Mails von solcherart als vertrauensvoll definierten Adressen zu (d.h. sie landen nicht im Spam-Filter des Mail-Programms!) und stellt auch die Bilder der Newsletter dar!

Was bedeutet das für Sie?

Konkret empfehlen wir zwei Maßnahmen:

• Einerseits sollten Sie den Empfänger auf die Möglichkeit des Whitelistings hinweisen und ihn (höflich) darum bitten, Ihre Mail-Adresse entsprechend einzutragen. Sie können den Empfänger nicht dazu zwingen! Je einfacher Sie es dem Empfänger machen - z.B. indem Sie ihm mit Screenshots erklären, wie einfach das funktioniert, desto eher wird er natürlich dazu bereit sein. Wir empfehlen, einen solchen Hinweis fix in jedes Mailing einzubauen; Noch besser ist es jedoch, bereits auf der Danke-Seite nach der Anmeldung darauf hinzuweisen (Motto: je früher, desto besser kommen Ihre Mailings an)!
• Andererseits sollten Sie dann natürlich möglichst alle Mails von dieser einen (gleichbleibenden) Absender-Adresse aus verschicken - denn das Whitelisting gilt meist nur für die eine Mail-Adresse!

Service von Dialog-Mail: die Whitelisting-Seite

Als Service für unsere Kunden hat Dialog-Mail eine eigene (neutral gehaltene) Seite eingerichtet, wo mit mehreren Screenshots und Beispielen erklärt wird, was Whitelisting ist, wie einfach es funktioniert und was der Empfänger genau machen muss, um die gewünschte Mail-Adresse z.B. in sein Adressbuch aufzunehmen. Auf diese Seite können Sie als Kunde gerne verweisen.