Kein Ärger mit Abwesenheits-Nachrichten

13.07.2010: Gerade, wenn Sie größere Mailings verschicken - oder wenn der Versand in die Urlaubszeit fällt - sind sie ärgerlich: Hunderte oder gar Tausende Vacation-Replies, die sich in der Inbox sammeln.

Doch darf man eine ungültige Adresse angeben (no-reply@...)? Und wenn nicht: Gibt es eine einfache Möglichkeit, die Abwesenheits-Nachrichten aus der Inbox zu entfernen?

Vorweg: Die Antwortadresse muss gültig sein

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Antwort-Adresse Ihres Mailings gültig sein muss! Der Grund: In jedem Mailing muss es dem Empfänger möglich sein, sich von dem Empfang weiterer Mails abzumelden - dabei darf ihm jedoch nicht zwingend vorgeschrieben werden, auf welche Art er sich abzumelden hat. Wenn er einfach auf Ihr E-Mail mit "keine weiteren Mails!" antwortet, ist das, im juristischen Sinne, eine gültige Abmeldung - auch wenn er den Abmeldelink in Ihrem Mailing nicht verwendet hat (das kommt zwar relativ selten vor - aber es kommt vor).

Wenn die Antwort-Adresse jedoch nicht funktioniert, wird die Abmeldung nicht zugestellt werden - und er bekommt, trotz gültiger Abmeldung, weiterhin E-Mails. Und Sie vermutlich bald eine kostenpflichtige Abmahnung.

Fazit: Eine no-reply Antwort-Adresse, wie man sie immer wieder sieht, ist also in den meisten Fällen nicht erlaubt bzw. auf jeden Fall nicht ratsam!

Eine einfache Regel schafft Abhilfe

Doch wie kann man dann vermeiden, dass die die ganzen Abwesenheits-Nachrichten die eigene Inbox verstopfen? Das geht sogar recht einfach: In fast allen Mail-Programmen kann man sog. Regeln definieren - und damit die lästigen Vacation-Replies vollautomatisch aus der Inbox entfernen.

Hier am Beispiel von Microsoft Outlook (funktioniert in jeder Version, außer Outlook Express):
1) Klicken Sie auf Extras»Regeln und Benachrichtigungen
2) Klicken Sie auf "Neue Regel"
3) Die Regel soll nun wie folgt aussehen:

Nach Erhalt einer Nachricht
mit ... im Betreff
diese in den Ordner ... verschieben

4) Als Wörter im Betreff definieren Sie folgende Begriffe:

• (Absence)
• [abwesend]
• [away]
• [vacation]
• Absence
• Absence du bureau
• Abwesend [
• Abwesend:
• Abwesenheit
• Abwesenheitsnotiz
• auto reply
• auto-response
• AUTO:
• automated response
• automatic reply
• automatische Antwort
• Autoreply
• Autoresponder
• bin auf Urlaub
• bin in Urlaub
• is on holiday
• ist abwesend
• ist auf Dienstreise
• ist auf Urlaub
• ist ausser Haus
• ist außer Haus
• macht Urlaub
• nicht im Büro
• Out of office
• out of the office
• out-of-office
• Reponse automatique
• Réponse automatique
• wegen Abwesenheit

Unserer Erfahrung nach decken diese Begriffe 98% aller Vacation-Replies ab!

Wenn nun eine Abwesenheits-Nachricht in Ihrer Inbox landet, sorgt diese Regel dafür, dass sie automatisch in einem vor-definierten Ordner landet (wir haben ihn "vacation-replies" genannt).

Natürlich können Sie die Mails auch sofort löschen lassen, anstatt sie in einen Ordner zu verschieben. Wir finden den Ordner allerdings besser, da man so noch - sicher ist sicher - kontrollieren kann, ob sich nicht eventuell ein "false positive" (ein Mail, das gar keine Abwesenheits-Nachricht ist) dazwischen-geschlichen hat - das ist bei uns aber bis dato noch nie vorgekommen.