Anwendungs-Beispiel QR-Codes: Einlass-Management

27.08.2019: Ein spannendes neues Feature von Dialog-Mail sind QR-Codes, die Sie für jeden Empfänger personalisiert in ein Mailing einfügen können.

Damit der praktische Nutzen dieses Features noch klarer wird, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt Beschreibung eines konkreten Beispiels.

Die Aufgabenstellung: Eingangs-Kontrolle für einen Event

Angenommen, Sie veranstalten eine Tagung und erwarten dafür rund 100 Teilnehmer. Damit beim Einlass möglichst effizient überprüft werden kann, welche Person an der Tagung teilnehmen möchte (und um ihm/ihr zum Beispiel die persönlichen Unterlagen überreichen zu können), soll die Kontrolle schnell und effizient über QR-Codes abgewickelt werden.

Die Teilnehmer müssen nur den QR-Code auf ihrem Smartphone präsentieren und binnen Sekunden kann die Berechtigung überprüft und der Teilnehmer namentlich begrüßt werden. Alternativ könnte auch ein Ausdruck des Einladungs-Mail (mit dem QR-Code) präsentiert werden.

Der Ablauf: Vorbereitung

• Legen Sie eine neue (leere) Gruppe an, die später die Teilnehmer speichern soll, die zu der Tagung erschienen sind.

Der Ablauf: Mailing-Erstellung

• In Ihrem Mailing klicken Sie bei der gewünschten Stelle auf das Icon "QR-Code einfügen". Wählen Sie im Reiter für den Inhalt "Auto-Formulare" aus und wählen Sie das neue Formular (d.h. die in der Vorbereitung angelegte Gruppe).
• Stellen Sie das Mailing ganz normal fertig und verschicken Sie es an die gewünschten Empfänger.

Der Ablauf: Eingangskontrolle vor Ort

• Vor Ort müssen Sie nur mit einem Smartphone, das QR-Codes erkennen kann, den präsentierten QR-Code einscannen (fotografieren). Viele Smartphones können das automatisch, außerdem gibt es dazu mehrere kostenlose Apps wie zum Beispiel (für Android) den von TWMobile oder von Top Droid Team.
• Dabei wird automatisch das Formular aufgerufen und mit den persönlichen Daten des Empfängers vorausgefüllt! Nach einer kurzen Kontrolle müssen Sie das Formular nur noch abschicken – fertig! (Natürlich können Sie bei der Gelegenheit notfalls auch Daten korrigieren oder ergänzen).
• Bonus: Sie könnten für diese Registrierung ein Ereignis-Mailing definieren, um den Teilnehmer automatisch nach Abschicken des Formulars zu der Tagung willkommen zu heißen und ggfs. relevante Informationen zu liefern (z.B. eine Agenda für den Tag)!

Das Ergebnis und die Vorteile

Mit diesem einfachen Ablauf können Sie das Einlass-Management sehr effizient gestalten:

• Der Teilnehmer muss nur sein Smartphone oder einen Ausdruck mit dem QR-Code präsentieren.
• Sie benötigen für die Einlass-Kontrolle nur ein Smartphone mit einer App, die QR-Codes lesen kann.
• Es werden automatisch alle Teilnehmer, die erschienen sind, in der neuen Gruppe eingetragen. Somit wissen Sie punktgenau, wer erschienen ist – und wer nicht.
• Sie können z.B. automatische Ereignis-Mailings verschicken.