Nutzen einer kleinen Aufräum-Aktion

Sie denken sich vielleicht gerade: "Wieso sollte ich dafür Zeit investieren? Das ist doch nur Speicherplatz?"

Doch ein kleiner Sommer-Putz könnte sich in dreifacher Hinsicht für Sie bezahlt machen:

• Mit weniger Daten können Ihre Analysen spürbar schneller werden.
• Wenn Sie weniger Datenmüll speichern, können sich manche Ihrer Kennzahlen tatsächlich verbessern.
• Mit weniger Altlasten können auch die Statistiken aussagekräftiger und Ihre Entscheidungen damit treffsicherer werden.

Weshalb diese Vorteile erzielt werden können und wie wenig Aufwand das in der Praxis bedeutet, haben wir in den folgenden Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Löschen (oder archivieren) Sie alte Mailings.

Einer der ersten Schritte eines Sommerputzes sollte eine Analyse sein, ob ur-alte Mailings (Daumenregel: älter als 2-3 Jahre) noch benötigt werden und nicht gelöscht (oder archiviert) werden können.

Denn wenn Sie Zeitraum-Analysen oder Vergleiche durchführen, könnte Sie ein zu langer Zeitraum in die Irre führen: Vielleicht haben sich die Interessen Ihrer Leser in den letzten Jahren ja geändert? Vielleicht ist der ideale Versandzeitpunkt vor 5 Jahren nicht mehr der gleiche wie heuer?

Natürlich sollten Sie nicht wahllos alte Mailings löschen; vielleicht werden manche für ein Newsletter-Archiv benötigt oder wären als eine spätere Kopiervorlage geeignet. Doch je älter Ihre Mailings sind, umso wahrscheinlicher wird es, dass Sie diese nicht mehr alle benötigen.

Vorteil: Wenn Sie nur noch halbwegs aktuelle Mailings analysieren, werden Ihre Ergebnisse vermutlich aussagekräftiger sein und Sie haben weniger Risiko, auf Basis veralteter Daten falsche Entscheidungen zu treffen!

Tipp: In den meisten Systemen kann man auch nach dem Versanddatum absteigend sortieren – so sehen Sie die ältesten Mailings ganz oben in Ihrer Liste.

2. Löschen Sie inaktive Empfänger.

Bestimmt haben Sie in Ihrer Datenbank einige Empfänger, die niemals – oder schon lange nicht mehr – ein Mailing von Ihnen bekommen haben.

Zum Beispiel weil deren E-Mail-Adresse ungültig ist, weil sie sich abgemeldet haben und in keiner Versandliste mehr sind oder weil Mails an sie nicht (mehr) erfolgreich zugestellt werden können (Bounces).

Normalerweise können Sie solche inaktive Empfänger problemlos löschen.

Vorteil: Wenn Sie die Liste Ihrer Empfänger ausmisten, könnten eine Reihe von Analysen schneller durchgeführt werden und die Aktualität der Ergebnisse verbessert sich.

Tipp: Bei guten Systemen sollte sich eine Löschung von Empfänger nicht auf die Statistik-Daten Ihrer Mailings auswirken!

3. Entfernen Sie die "Schläfer".

Schläfer sind Empfänger, die für einen längeren Zeitraum "inaktiv" sind, also eine längere Reihe von Mailings weder geöffnet noch darin geklickt haben – die sich also nicht (mehr) für Ihre Inhalte interessieren.

Solche Empfänger sind noch störender als abgemeldete Empfänger oder Bounces – denn die Schläfer kosten Geld, da sie ja noch weiterhin Mailings bekommen (die sie aber vermutlich auch weiterhin nicht mehr öffnen werden).

Daher sollten Sie in einem ersten Schritt analysieren, wie viele Ihrer Empfänger bereits solche "Schläfer" sind. Wir haben das in dem Artikel "So identifizieren Sie die Newsletter-Schläfer" näher beschrieben. Dann können Sie entscheiden, ob Sie zum Beispiel eine "Reaktivierungs-Kampagne" durchführen oder die Schläfer einfach nach einer gewissen Zeit löschen.

Vorteil: Schläfer könnten Ihre Kennzahl stark negativ beeinflussen, denn je mehr Schläfer Sie haben, desto geringer ist Ihre Öffnungsrate! Durch die Löschung der Schläfer (oder deren Entfernung aus der Versandliste) können Sie also sehr oft die Öffnungsrate Ihrer Mailings merklich erhöhen!

4. Misten Sie alte Abschnitte / Inhalts-Bausteine aus.

Je nach Mail-System werden diese Elemente anders genannt: Content-Blöcke, Newsletter-Module, Abschnitte, Inhalts-Bausteine o.ä.

Gemeint sind HTML-Elemente, mit denen Sie Ihren Newsletter aufbauen können (also Header-Grafiken, Artikel usw.) oder die Sie in Ihren Newsletter einfügen können (wie z.B. Buttons oder Disclaimer-Texte).

Auch hier sammeln sich mit der Zeit Elemente an, die schon lange nicht mehr aktuell sind und daher oft auch gar nicht mehr verwendet werden sollten.

Vorteil: Wenn Sie solche veralteten Elemente löschen, können diese nicht mehr fälschlicherweise verwendet werden: Ein altes Logo, ein veralteter Disclaimer-Text, usw.

5. Räumen Sie bei den Mailing-Listen und Segmenten auf.

Auch bei den Gruppen (Listen) oder Segmenten werden immer wieder neue angelegt – aber selten gelöscht. Werden wirklich alle Mailing-Listen noch verwendet und sind sie alle noch sinnvoll?

Wir haben Kunden, die über 1.000 unterschiedliche Gruppen angelegt haben. Das ist zwar grundsätzlich möglich, macht die Verwaltung mit der Zeit aber etwas mühsam und fehleranfällig.

Vorteil: Wenn Sie Ihre Gruppen- oder Segmentlisten etwas "ausgemistet" haben, ist die Gefahr geringer, irrtümlich eine falsche Liste für den Versand auszuwählen. Und übersichtlicher ist das auch noch.

6. Löschen Sie alte Landing-Pages.

Ähnlich wie bei den alten Mailings könnten Sie hin und wieder auch überprüfen, ob noch alle Landing-Pages benötigt werden.

Vorteil: Wenn Sie veraltete Landing-Pages löschen sinkt das Risiko, dass Sie in einem Mailing einen Link auf eine veraltete Landing-Page einfügen.

Hinweis für Dialog-Mail Kunden: In der Liste der Landing-Pages können Sie über die Spalten "Aufrufe" sowie "Zuletzt" (über die man auch sortieren kann) ganz einfach analysieren, welche Landing Pages generell selten bis nie aufgerufen werden oder bei denen der letzte Aufruf schon einige Zeit her ist. Auch diese kann man dann ggfs. gezielt löschen.

7. Deaktivieren Sie alte Vorlagen.

Die Vorlagen (englisch: Templates) speichern die graphischen Rahmenbedingungen Ihrer Mailings, wie zum Beispiel Logo oder eine Linkleiste oder rechtliche Infos. Auch hier ändert sich von Zeit das Corporate Design (Stichwort "Logo-Relaunch") oder Marken werden nicht mehr verwendet.

Dazu kommt, dass auch Vorlagen mit der Zeit technisch veralten, da sich die Rahmenbedingungen der Mail-Programme laufend ändern. So war vor einigen Jahren das Thema der "Smartphone-Optimierung" noch kaum relevant – je nach Zielgruppe kann sich das in der Zwischenzeit verändert haben.

Vorteil: Sie gewinnen etwas an Übersichtlichkeit und reduzieren das Risiko, eventuell ein Mailing mit einer veralteten Vorlage zu verschicken.