Diese Empfehlungen klingen oft durchaus logisch und nachvollziehbar. Doch die meisten sind schlicht und einfach falsch! Doch der Reihe nach.

Gibt es den idealen Versandzeitpunkt? Ja und nein.

Um es gleich vorweg zu verraten: Den idealen Versandzeitpunkt für alle gibt es einfach nicht. Das hat sich in unseren Studien zu dem Thema immer wieder klar gezeigt.

Es gibt aber sehr wohl einen idealen Versandzeitpunkt für eine (klar umrissene) Zielgruppe. Denn die meisten Zielgruppen unterscheiden sich in ihrem Öffnungsverhalten – und das beeinflusst wiederum den Zeitpunkt, an dem die Zielgruppe am ehesten Zeit und Muße hat, um einen Newsletter auch zu öffnen.

Natürlich gibt es einen allgemeinen Versand-Zeitpunkt, der im Durchschnitt zu der höchsten Öffnungsrate führt (laut unserer Studie ist das übrigens Montag abends zwischen 18h und 21h). Doch das ist eben ein reiner Durchschnittswert – und kaum ein Unternehmen verschickt E-Mails an eine Zielgruppe, die der allgemeinen Bevölkerung entspricht.

Aus diesem Grund sind allgemeine Empfehlungen mit großer Vorsicht zu genießen.

Bereits B2B und B2C unterscheiden sich deutlich

Einen allgemeinen idealen Versandzeitpunkt kann es schon deshalb nicht geben, weil sich dieser bereits bei einer so groben Unterscheidung wie zwischen B2B und B2C unterscheidet:

Ganz allgemein ist im B2B-Bereich ein Versand während des Tages oft besser, im B2C-Bereich kann auch ein Versand am Wochenende durchaus interessant sein.

Der Versandzeitpunkt ist wichtig!

Die Analyse des idealen Versandzeitpunktes ist alles andere als akademisch. Denn die Wahl des Zeitpunktes kann die Öffnungsrate tatsächlich wesentlich beeinflussen!

Ein kleines Beispiel: Wenn wir am Donnerstag mittags unsere Mailings verschicken, erreichen wir im Durchschnitt eine Öffnungsrate von 45%. Der ungünstige Zeitpunkt, der statistisch signifikant war, war der Montag mittags – mit einer durchschnittlichen Öffnungsrate von nur 24%. Wenn wir also unsere Mailings anstelle des ungünstigen Versandzeitpunktes zum besten Zeitpunkt verschicken, können wir im Durchschnitt unsere Öffnungsrate um 87% steigern, also beinahe verdoppeln!

Und der ideale Zeitpunkt pro Empfänger?

Es gibt Tools, die damit werben, den idealen Versandzeitpunkt für jeden Empfänger getrennt zu berechnen und ein E-Mailing dann zu diesen Zeitpunkten zu verschicken. Das klingt auf den ersten Blick nach einer guten Idee, doch auf den zweiten Blick hat so ein Feature zahlreiche Nachteile:

• Der Versand kann sich so über einen Zeitraum von bis zu 7 Tagen erstrecken. Das bedeutet, dass manche Empfänger die Information eventuell erst in 6 Tagen und 23 Stunden bekommen.
• Damit kann es auch leicht passieren, dass zwei Kollegen im gleichen Unternehmen das gleiche E-Mailing zu völlig unterschiedlichen Zeitpunkten bekommen. Das ist oft alles andere als ideal.
• Für zeitkritische Informationen ist das Feature kontraproduktiv, weil manche Empfänger die Info vielleicht erst bekommen würden, wenn der Zeitraum bereits abgelaufen oder ein Kontingent bereits erschöpft ist (z.B. Anzahl an verfügbaren Seminarplätzen).
• Die Tagesabläufe von uns Menschen sind einfach viel zu unterschiedlich und zu wenig individuell prognostizierbar. Vielleicht hatte z.B. ein Student in letzter Zeit am Dienstag vormittag viel Zeit, doch dann ändert sich der Stundenplan und der gleiche Zeitpunkt ist plötzlich sehr ungünstig. Ähnliches gilt wohl für die allermeisten Zielgruppen.

Wie bestimmt man den idealen Versandzeitpunkt?

Wenn der ideale Versandzeitpunkt sich also von Zielgruppe zu Zielgruppe unterscheidet, wie ermittelt man dann den besten Zeitpunkt?

• Analysieren Sie die Versandzeitpunkte. Wenn Sie bereits E-Mailings zu unterschiedlichen Zeitpunkten verschickt haben, dann führen Sie einfach eine Versandzeitpunkt-Analyse für einen längeren Zeitraum durch. So sehen Sie schwarz auf weiß, welche Versandzeitpunkte bei Ihrer konkreten Zielgruppe (!) am besten abgeschnitten haben. Wenn hier noch viele mögliche Versandzeitpunkte fehlen, dann kann man diese ja einfach ausprobieren.
• Testen Sie unterschiedliche Zeitpunkte! Führen Sie einfach regelmäßig A/B-Tests durch und probieren Sie dabei unterschiedliche Versandzeitpunkte aus. Nach einigen Tests stellen sich meist klare Gewinner und Verlierer heraus (zum Beispiel ist bei uns der gesamte Donnerstag eher ein günstiger Versandtag, siehe dazu die Grafik oben).
• Denken Sie an die Zielgruppe. Wenn man sich in die Zielgruppe hineinversetzt, kann man mit etwas Grips durchaus einige Versandzeitpunkte eher ausschließen und andere präferieren. Beispiel: Ein großer österreichischer Adressverlag verschickt E-Mails an Bäcker, Installateure und andere Kleingewerbe-Betriebe bewusst um 4h in der Früh (damit die Zielgruppe noch erreicht werden kann, bevor sie den Rest des Tages bei Kunden unterwegs ist).
• Analysieren Sie die Website-Zugriffe. Ein weiterer guter Anhaltspunkt sind die Zeitpunkte, an denen sich Zugriff auf die eigene Website häufen. Wenn es also zum Beispiel am Wochenende deutlich mehr Zugriffe auf die Website gibt als während der Arbeitswoche, könnte man überlegen, genau deshalb den Newsletter auch mal am Wochenende (oder knapp davor) zu verschicken.

Noch ein letzter Tipp: Auch wenn Sie einen guten Versandzeitpunkt (mit durchgängig hohen Öffnungsraten) gefunden haben – bleiben Sie neugierig und testen Sie weiter! Denn auch der Versandzeitpunkt ist dynamisch und kann sich im Laufe der Zeit durchaus verändern!