2. Verwalten Sie Ihre Empfänger
1. Dialog-Mail verfügt über eine mächtige Empfänger-Verwaltung. Empfänger können neu eingegeben, bearbeitet, kopiert, gesperrt und freigeschaltet oder gelöscht werden.
Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und über eine praktische Filterleiste beliebig durchsucht werden. So können Sie beispielsweise auf Knopfdruck nur jene Empfänger anzeigen lassen, die der Gruppe "Journalisten" zugeordnet sind, deren Status "aktiv" ist, und deren Name die Zeichenfolge "müller" enthält.
Für jeden Empfänger wird in Echtzeit sowohl der aktuelle Status (aktiv, gesperrt, Bounce, ungültige E-Mail-Adresse usw.) als auch seine Öffnungsrate angegeben; alle wichtigen Informationen sind also auf einen Blick ersichtlich.
2. Über eine mächtige Import-Schnittstelle können Daten aus anderen Datenbanken in Dialog-Mail eingelesen werden. Dialog-Mail unterstützt sowohl .xls(x) als auch .csv-Dateien, die im Grunde von allen gängigen Programme (z.B. Outlook, Excel, Access) gespeichert werden können.
Über eine Export-Funktion können Sie übrigens die Daten sowohl aller Empfänger als auch einzelner Gruppen jederzeit auf Ihren PC speichern. Sie können Ihre Daten so sichern oder in anderen Programmen weiterverwenden.
Als besonderes Feature verfügt Dialog-Mail über eine umfangreiche XML-RPC Schnittstelle (API), mit deren Hilfe Sie Ihre Datenbestände mit Dialog-Mail auch vollautomatisch abgleichen und synchronisieren können.
3. Über die mächtigste Import-Funktion der gesamten Branche können Empfänger-Daten ganz schnell und einfach importiert werden.
Dabei werden die meisten Spalten automatisch erkannt und alle anderen können mit 2 Klicks zugeordnet (oder ignoriert) werden.
Es ist sogar möglich, für jedes Feld beliebige Suchen&Ersetzen-Anweisungen (!) zu definieren. So können falsche Daten korrigiert, Daten angereichert (AT»Österreich) oder umformatiert (Mr.»Herr) werden - völlig automatisch und während des Imports! Damit ist in den allermeisten Fällen keine Bearbeitung der Import-Datei notwendig.
Alle Zuordnungs-Einstellungen können gespeichert und per Mausklick geladen werden - falls es unterschiedliche Quellen gibt, deren Daten regelmäßig importiert werden sollen.
4. Sie können in Dialog-Mail beliebig viele Gruppen definieren und jeden Empfänger einer, mehreren oder auch allen Gruppen zuordnen. Die Gruppen können dabei sowohl klassische Mailinglisten sein (Newsletter, Presseverteiler, Partner, usw), Sie können aber z.B. auch Interessens-Gebiete oder andere Einteilungen definieren ("Schachspieler", "Teilnahme Seminar 14. Oktober" oder "Kultur-Interesse").
Damit können Sie beliebig flexible Versandlisten erstellen und verwalten, wobei Sie die Listen für einen Versand auch kombinieren können (mit automatischer Doubletten-Bereinigung).
5. Außerdem können Sie regel-basierte Segmente und so eine beinahe beliebige Segmentierung Ihrer Empfänger erzielen (z.B. "Alle Frauen in Österreich, die älter als 40 Jahre sind" oder "Alle Partner, die weniger als 10% der Partner-Informationen geöffnet haben" oder "Alle Empfänger, die sich besonders für rechtliche Themen interessiert haben", usw).
Das erlaubt zielgerichtete Kommunikation, nahezu ohne Streuverluste: Sie erreichen genau jene Empfänger, die Sie auch erreichen wollen.
6. Über den Befehl "Empfänger-Kommunikation" kann zu jedem einzelnen Empfänger jederzeit die gesamte Liste seiner Aktivitäten abgerufen werden, chronologisch geordnet und nach Aktivitäten filterbar.
So erfahren Sie nicht nur die Mailings, die der Empfänger von Ihnen bekommen hat - sondern auch all seine anderen Aktivitäten: Welche Mailings wurden an ihn verschickt und welche geöffnet, auf welche Links wurde geklickt, wann wurde eine Anmeldung oder eine Abmeldung durchgeführt, wann wurden Daten geändert, usw.
(Voraussetzung dafür ist natürlich eine datenschutzrechtliche Einwilligung Ihrer Empfänger, die Sie z.B. im Zuge einer Newsletter-Anmeldung eingeholt haben).
7. Sie können beliebig viele eigene Felder anlegen, ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen: Hobbies, Produktinteressen, Name des Ehepartners - egal, welche Daten Sie gerne speichern möchten, in Dialog-Mail finden Sie Platz dafür.
Intelligente Funktionen sorgen dafür, dass die Daten so gespeichert werden, wie Sie es wünschen.
Ein Beispiel: Bei Textfeldern können Sie eine Feldformatierung angeben, die automatisch dafür sorgt, dass z.B. der erste Buchstabe jedes Nachnamens groß (und der Rest klein) geschrieben wird.
8. Die Grußzeile kann automatisch von Dialog-Mail generiert werden (auf Basis von Geschlecht, Titel, Vor- und Nachname). Sie ist aber natürlich auch für jeden einzelnen Empfänger beliebig veränderbar, z.B. wenn Sie mit manchen Empfängern "per Du" sind.
Besonders praktisch und weltweit einzigartig: Der Anrede-Check: Dialog-Mail kann die Vornamen mit einer eigen-entwickelten umfassenden Datenbank mit mehreren Tausend Vornamen abgleichen und so falsche Anreden sofort und automatisch korrigieren!
9. Erkennung von Schläfern, Spam-, Wegwerf- und Tippfehler-Adressen: Mit Dialog-Mail bleibt Ihre Datenbank sauber! Mit speziellen Funktionen können Sie Empfänger identifizieren, die Ihre E-Mailings wiederkehrend nicht öffnen (Schläfer) und es können viele Spam-Adressen anhand eines mehrstufigen intelligenten Verfahrens identifiziert und gesperrt werden.
Als besondere Funktion können auch Wegwerf- und Tippfehler-Adressen anhand einer umfassenden Datenbank mit weit über 100.000 Müll-Domains erkannt werden. So können Sie gezielt auf solche Fake-Anmeldungen reagieren.
