7. Autom. Löschungen & individuelle Aufbewahrungsfristen

Wenn der Grund für die Daten-Speicherung wegfällt (das kann z.B. bei einem reinen Newsletter-Leser die Abmeldung von dem Newsletter sein), dann müssen die Daten lt. DSGVO gelöscht werden - es sei denn, es gibt Gründe, die der Löschung entgegenstehen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Deshalb können Sie in Dialog-Mail bestimmen, wie mit Empfängern im Falle einer Abmeldung verfahren werden soll: Die Palette reicht von "keiner Aktion" über die automatische Anonymisierung (!) des Empfängers bis zur automatischen Löschung (übrigens ohne dass sich dadurch die Statistik-Kennzahlen verändern!).

Außerdem können Sie eine Aufbewahrungsfrist definieren (von "nie löschen" bis zu "nach 7 Jahren löschen"). Diese wird für alle Empfänger angewendet, die sich in keiner Mailing-Liste befinden und daher auch keine Mailings bekommen können - sie werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

Diese Einstellung können Sie zentral vorgeben, aber auch für jeden einzelnen Empfänger individuell angeben! D.h. Sie können bei einem Empfänger auch eine abweichende Aufbewahrungsfrist definieren oder auch bestimmen, dass er gar nicht gelöscht werden soll.

Dialog-Mail überprüft täglich, ob es Empfänger gibt, auf die eine automatische Löschung zutrifft. In diesem Fall wird ein Ankündigungs-E-Mail verschickt, das die Löschung ankündigt und alle betroffenen Empfänger auflistet.

Und der Clou: Wenn Empfänger gelöscht werden, kann beim Import über einen Hash-Wert sichergestellt werden, dass diese Empfänger nicht irrtümlich wieder re-importiert werden!